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江门公诚企业信用评级有限公司评级业务程序及相关制度
发布时间:2021/9/27      浏览次数:180
江门公诚企业信用评级有限公司评级业务程序及相关制度 3.1信用评级工作制度 1 信用评级程序细则 江门市公诚企业信用评级有限公司信用评级业务程序严格按照相关国际惯例和主管部门要求执行,工作程序一般包括评估准备、实地调研、初评和初审、部门负责人再审、评级总监三审、信用评审、评级结果反馈与复评、级别公告、文件存档和跟踪评级等十个阶段。 对于主动评估业务,参照该评估程序执行。 第一阶段评级准备 1、接受评级委托方申请后,公司评级业务部门应会同市场开发部门进行初步调查,判断公司是否能够独立、客观、公正地对评级对象进行评级,且具备相应的评级能力。评级准备工作在公司与受评企业签订评级委托协议之后开始。 2、组建评级项目小组 根据评级对象特点,由业务部门负责人根据评级人员行业分工和专业背景组建评级项目小组。项目小组一般由2—3人组成,其中1人为项目负责入,另外1-2人为辅助人员。项目负责人负责评级金过程,包括资料收集、访谈安排、实地调研和完成分析报告,辅助人员根据项目负责人的要求进行资料收集、现场访谈、提出对该项目的分析观点并撰写部分分析报告。根据项目工作的需要,业务部门可以聘请1名行业专家参加项目评级过程,并指派一名信用分析师或高级信用分析师作为项目协调人。 评级项目小组主要准备工作: (1)与受评企业指定人员建立工作联系,向受评企业发出进行信用评级所必需限期提交的资料清单和实地调研日程安排表: (2)对受评企业提交的资料及评级小组已有的信息做初步审核,发现资料中有遗漏、缺失、错误的信息应通知受评企业进行补充。 (3)调阅公司已完成的同行业企业信用评级和复评资料以及相关专题研究资料; (4)进行行业调研。对宏观经济状况、行业背景资料、行业发展趋势、市场供求和行业竞争情况等进行收集和初步分析整理; (5)依据受评企业提交的资料,对受评企业的经营状况、财务状况、发展战略等相关资料进行初步分析; (6)明确实地访谈重点和疑难闸题,制定评级计划,将访谈重点需要了解的问题和需要进一步核实的恫题列表,以便有针对性地开展实地调研工作。 第二阶段实地调研 实地调研的主要目的是考察企业经营管理的实际状况,了解和把握企业的经营环境、发展规划和管理计划的现实性和可行性等等,工作内容主要包括与有关人员进行访谈和现场考察等。 1、与受评企业有关人员访谈 根据受评企业所处行业特点,选择受评企业管理层及生产、销售、财务、发展等部门负责人进行访谈,访谈中应广泛讨论受评企业的基本生产经营状况、市场竞争情况、企业发展规划和实际执行情况、企业组织与管理制度、营销策略、财务政策和财务核算方法、或有债务和法律诉讼情况等。此外,若企业现有或未来的项目建设对企业评级具有重大影响,还必须与项目负责人进行访谈。 2、现场考察 受评企业的生产场地、项目施工现场进行考察,直接感受企业运行与管理状况,并通过与现场有关人员的交流,进一步提高对受评企业的认识,并将各访谈对象对某些问题的回答进行相互印证,如果存在明显差异应进一步调查核实。 3、与受评企业外的其他人员调研 如有必要,可对政府主管部门、行业协会、关联企业、及受评企业主要债权债务人、担保人和主要客户等进行实地访谈。通过对政府主管部门和行业协会的访谈,可以了解主管部门和行业协会对企业和行业的看法、未来可能的监管措施及政府支持程度。如果关联企业对受评企业生产经营影响较大,还应对受评企业的主要子(分)公司或其它分支机构、受评企业的控股公司等进行实地调研。对受评企业主要债权债务人,主要包括向企业贷款的银行、大额应付账款的债权人、企业应收款的主要欠款单位等进行调查与访谈,可以了解受评企业历史资信情况、目前债务的真实压力和现金流量充足性现状。 4、对于服务性行业(包括建筑、装饰行业),还可以通过走访其过去的主要客户来了解受评企业以往的服务态度、服务质量、是否存在违约事项等。 5、评级资料补充 在实地调研的过程中,项目人员经常会发现前期准备阶段末考虑到的新问题,特别是首次对某些行业内的企业或项目进行信用评级。项目人员在实地调研过程中应对这些问题随时进行问询和核实,并要求受评企业补充资料,尽量避免实地调研结束后再要求企业补充新材料。 6、整理访谈记录 所有访谈均需要按照规定格式做访谈记录,作为工作底稿之一,整理后存档。 第三阶段初评和初审 评级小组成员实地调研结束后,根据公司信用评级方法,对收集到的各项资料进行分析整理,撰写项目信用分析报告和评审报告,并提出受评企业信用级别的初步意见。 项目负责人负责信用分析报告和评审报告的总体撰写工作,辅助人员可根据项目负责人的安排进行评级报告部分内容的撰写。 项目小组负责人可根据项目需要提请项目协调人召集由项目小组成员、项目协调人和相关专家共同参加的项目调研分析会。业务部门负责人也有权根据项目特点召集项目调研分析会。项目调研分析会的主要目的是便于业务部门随时掌握项目进展情况,并及时协调和处理项目难点和问题。 报告编写完毕后,项目小组负责人对报告和工作底稿进行初审,全面审核并签署意见,无异议之后项目小组应将项目信用分析报告和评审报告、建议级别和评级依据,以及相关工作底稿等一并交予业务部门负责人进行部门内部再审。 第四阶段部门负责人再审。 收到评级小组提交的项目资料后,业务部门负责人对评级报告全面审核并提出修改意见。 项目小组根据部门负责人再审意见进行评级报告的修改,经业务部门负责人审阅无异议后,将评级报告及相关资料提交评级总监三审。 第五阶段评级总监三审 完成部门负责人再审的信用分析报告和项目资料送评级总监进行上会前终审,评级总监进行审核并签署意见。 项目小组根据评级总监三审意见进行评级报告的修改,经审阅无异议后,将评级报告及相关资料提交公司信用评审委员会评审。 第六阶段信用评审 信用评审是信用评审委员会对评级小组提交的信用分析报告及其他相关资料进行质疑、审核并提出评审意见的过程。 信用评审工作严格按照公司《信用评审制度》执行,主要程序包括以下几个方面: (1)评审委员会主席召集评审会议,项目小组应就项目情况、分析过程、受评企业的主要优势和主要风险、评级观点和评级展望等向评审委员会进行汇报。 (2)项目小组回答评审委员和其它列席人员的质询和问题。 (3)如果评审委员认为项目小组评级依据不充分,或者评级报告资料欠缺、分析不够、逻辑不清,将责成项目小组在规定的时间内,按照评审委员和列席人员提出的问题和建议,进一步补充资料、修改评级报告;评审委员会主席根据项目进展和评级报告修改情况决定是否再次召集评审会议。 (4)如果评审委员认为项目小组评级依据充分、合理,评级报告资料翔实、分析透彻、表述得当,即可对信用等级进行表决,表决结果应记录存挡。 每一评级项目的评审会议不超过三次。项目小组应按照《信用评级委托协议书》的时间要求,按时按质完成评级项目。如因项目小组自身原因使项目不能及时提交评审委员会,造成项目不能按时完成并导致不良后果,或者项目连续三次未能获得评审委员会通过,应追究项目负责人的责任。 第七阶段评级结果反馈与复评 在评级结果确定后,评级项目小组将信用评级报告及((意见反馈表》送交受评企业,并督促受评企业在规定期限内反馈意见。 (1)评审委员会评审结束后,项目小组将信用评级报告及《意见反馈表》以传真形式或其他快捷方式通知受评企业,并要求在规定的时间内反馈意见。 (2)如受评企业对评级结果没有异议,则视为受评企业接受评级结果,信用级别最终生效。 (3)若受评企业对评级结果不认同,受评企业应提交相应的补充资料,提出修改级别的充分理由。若评级小组认为补充资料对评级结果确有影响,应提请评审委员会主席召开评审会议进行复评,由评审委员会做出复评决定,再由评级小组将复评结果通知受评企业。若受评企业不能在规定的时间内提供充分、有效的补充资料或评级小组认为受评企业提供的补充资料及理由不足以影响评级结果,则维持原评审级别,并向受评企业详细说明理由。 (4)复评结果为首次评级的最终信用级别,且复评仅限一次。 第八阶段级别公告 信用级别最终确认后,除非委托主体或受评企业与公司另有约定(公开发行的债务工具除外),公司将依照固定的格式在公司网站及信用评级业务主管部门指定公开媒体上公布评级结果及主要评级依据。级别公告的具体规定按照公司《评级结果公布制度》执行。 第九阶段文件存档 项目完成后,项目小组将全部评级资料以及其他相关资料整理、归档。同时,应将企业财务数据和其它资料按照统一的格式 电子化,并录入公司信用评级数据库。应归档保存的文件包括: (1)受评企业按照资料清单提交的所有书面文件; (2)项目小组在实地调研时所取得的所有相关文件; (3)访谈纪要; (4)装订完毕的评级报告; (5)评级报告三级预审表 (6)评审委员会会议记录; (7)信用评级结果反馈意见书; (8)评级报告反馈意见复评表; (9)跟踪评级评审委员会会议记录; (10)跟踪评级结果通知单。 企业提供的资料,包括财务数据,作为保密级别文件归档。对企业特别要求保密的文件,应作为公司保密文件单独存档,具体保密要求参见公司《业务信息保密制度》。 第十阶段跟踪评级(定期与不定期) 由于受评企业所处的经营环境以及企业内部多种因素的变化,企业经营管理状况与评级时点相比可能会发生巨大变化,从而影响到原有评级结果,因此有必要对受评企业进行跟踪评级。跟踪评级分为不定期跟踪评级和定期跟踪评级。 跟踪评级按照公司《跟踪评级制度》执行,由评审委员会决定是否需要调整受评企业信用级别,并将跟踪评级结果及时通知企业。 2 信用评级方法规则 江门市公诚企业信用评级有限公司(公诚信用)信用评级是对评级对象(发行人或债务工具)非特定或特定债务本息偿付能力和意愿的综合评价,反映了评级对象(发行人)违约的可能性和在违约的情况下损失的严重程度。公诚信用评级方法和标准体系既吸收了先进和成熟的国际评级技术,又考虑了我国目前社会主义市场经济环境下的企业运营机制,从宏观和微观两个方面考虑并揭示影响评级对象(发行人)偿付能力的关键因素。 一、 评级维度 公诚信用评级为二维评级,既对企来(包括工商企业和金融机构等)进行评级,也对特定的债项(包括衍生金融产品)进行评级。公诚信用对其评级对象实行长期跟踪和复评,统计出各自信用等级的违约率及不同债项的违约损失率,并通过了分析历史违约数据来验证评级系统的有效性。此外,公诚信用随时更新年度行业财务数据。 二、 评级原则 公诚信用评级遵循以下基本原则: (一) 以现金流量分析和预测为基础,强调受评企业未来现金流量的可预测性及其对债务和保障程度。 (二) 定性分析与定量分析相结合,在运用定量分析指标和评级模型的同时,强调对评级对象(发行人)所处行业发展前景、市场竞争地位、管理素质和外部支持的可能性等质的分析和断。 (三) 对于企业评级和长期债项评级,公诚信用着重分析影响企业的长期性因素,评级结果尽可能消除周期性因素的影响,对于短期债项评级,公诚信用更加关注资产的流动性和运用效率,对于项目融资,由于其单一资产特征,存在项目未能实现预期收入而造成现金流紧缺的风险,公诚信用更加注重能减少此风险的项目结构性因素。 (四) 充分关注行业整体现风险对行业内单个企业偿债能力的重要影响,并通过建立企业数据库和信用评级操作系,为同行业和不同行业之间企业的相互比较提供支持。 三、评级分析框架 公诚信用企业评级所考虑的因素主要包括经营风险、财务风险及其他风险,对特定债务的评级建立在对企业评级的基础之止。公诚信用评级分析框架如下图所示: 四、评级要素及分析指标 评级对象(发行人)所处行业的不同,评级要素分析指标有所差异。公诚信用工业企业信用评级的要素主要有:经营环境、企业的基本经营及竞争地位、管理素质、财务状况、外部支持等。对于特定债项评级,分析要素还包括债项评价和担保评价等。 对于涉足不同行业的企业,公诚信用将根据其业务结构对每个部分进行单独分析。 五、信用等级的确定 公诚信用在遵循评级原则的基础上,通过对影响评级对象偿付能力和意愿的主要因素(评级要素)进行定量和定性分析来确定评级对象信用等级。同时,公诚信用通过对评级对象历史违约数据的统计和分析,对评级结果进行检验,以保证评级标准的一致性和有效性。 六、附则 本规则制定后由公司评审委员会负责解释及相关修订。 3 专业评估人员执业规范 一、专业评估人员应遵守独立、客观和公正的原则。独立原则,是指专业评估人员在执行评级业务,出具评级报告时应独立于受评企业和其他相关机构。客观原则,是指专业评估人员应以实事求是的态度从事信用评级项目工作,全面,深入地了解受评企业信用状况,及时,客观地揭示受评企业信用风险,公正原则,是指专业评估人员应当具备正直,诚实的品质,公平正直,不偏不倚地对待有关利益各方。 二、专业评估人员应不断钻研和充实相关专业知识,提高分析问题和解决问题的能力,并随时关注相关行业发展趋势和受评企业公开信息动态。 三、专业评估人员必须严格遵守公司的信用评级工作程序及相关技术规范,按时按质完成公司安排的各项业务。 四、专业评估人员执行的各项业务,均应由公司统一接受委托,不得以个人名义承接业务,未经公司允许,不得在其它公司兼职。 五、专业评估人员不得授受受评企业正常业务接待之外的礼品和其它特别招待,也不得向受评企业提出任何涉及个人利益的要求。 六、专业评估人员与受评企业交换意见时,不得擅自对信用级别给予任何承诺。 七、专业评估人员不得故意向评审委员会提供受评企业虚假信息,不得协同受评企业或其它市场参与主体隐瞒,篡改重要事实和评级资料。 八、专业评估人员存生公司《信用评级回避制度》规定的回避事项时,应主动向公司声明并申请回避。 九、专业评估人员对于受评企业的信用评级资料负有保密责任。 十、本规范制定后由公司评审委员会负责解释。 4 信用评级报告准则 一、为保证公司评级报告的统一性、规范性和完整性,制定本准则。 二、信用评级报告应按照公司的信用评级方法,对评级对象的主要信用要素进行定量与定性、静态与动态的综合分析。 三、信用评级报告应针对评级对象的特点,揭示实际风险状况。 四、信用评级报告应注重分析观点的归纳与总结,对每一分析要素应形成明确的分析评价结论。 五、信用分析人员应保持客观、中立的立场,分析报告的语言切忌带有感情色彩,不应有误导性语句,报告中用语应简炼而有逻辑。 六、信用评级报告应当至少包括概述、声明、信用评级报告正文、跟踪评级安排和附录等内容。对比较复杂的信用评级或特殊评级,可根据评级分析需要适当增加或调整内容,但须充分揭示出评级对象的信用风险。 七、信用评级报告概述部分应包括评级对象的名称、评级对象主要财务数据、信用等级、评级主要依据、评级小组成员及主要负责人、联系方式和出具报告的时间。对债券评级还应当包括被评债券的名称、发债规模、债券期限和利率、债券偿还方式、 债券发行目的等内容。主体评级如存在担保,应当说明担保情况;债券评级如存在担保,应说明担保人的信用等级及增强后的债券信用等级。 八、信用评级报告声明包含以下内容: 除因本次评级事项评级机构与评级对象(发行人)构成委托关系外,评级机构、评估人员与评级对象(发行人)不存在任何影响评级行为独立、客观、公正的关联关系;评级机构与评估人员履行了实地调查和诚信义务,有充分理由保证所出具的评级报告遵循了真实、客观、公正的原则;信用评级报告的评级结论是评级机构依据合理的内部信用评级标准和程序做出的独立判断,未因评级对象(发行人)和其他任何组织或个人的不当影响改变评级意见;信用评级报告用于相关决策参考等。 九、信用评级报告正文部分包括评级报告分析及评级结论两部分。评级报告分析应简要说明本次评级过程及评级中对各种因素的分析。评级时分析的主要因素包括评级对象的概况介绍、所处经济环境的评价、所处行业的分析、评级对象(发行人)公司管理素质分析、基本经营分析、财务状况分析、评级对象(发行人)的主要优势和主要风险分析、债项分析、担保分析等内容。 评级结论应写明信用等级级别及释义、评级结论的主要依据等。 十、跟踪评级安排包括定期跟踪评级和不定期跟踪评级。跟踪评级安排应在首次评级报告中说明信用等级时效限定内的跟踪评级时间、评级范围、出具评级报告方式等内容,持续揭示评级对象的信用变化。 十一、信用评级报告附录部分应当收录评企业过去3—5年主要财务数据及财务指标列表,以及与此次评级相关的其他重要事项。 十二、本准则制定后由公司评审委员会负责解释。 5 信用评级工作实地调查制度 实地调查是信用评级工作流程中的重要五环节,是保证评级质量的基础。为规范食用评级实地调查工作,特制定本制度。 一、 基本要求 (一)实地调查工作必须遵守独立、客观和公正的基本原则。 (二)实地调查前,评级人员应对评级对象(发行人)提供的评级资料进行整理和分析,确定实地调查的重点及评级对象(发行人)应补充的评级资料。 (三)为了提高实地调查工作的计划性和工作效率,项目小组负责人应事先与评级对象(发行人)进行必要的沟通,制定实地调查计划,包括实地访谈日程安排和访谈提纲,并事先提交给评级对象(发行人)。 (四)评级人员在实地调查过程中,应对评级对象(发行人)提供的评级资料进行必要的核实和验证,以保证评级信息的质量。 (五)评级人员不得接受对象(发行人)正常业务接待之外的礼品和其它特别招待,也不得向评级人对象(发行人)提出任何涉及个人利益的要求。 (六)评级人员不得从事与评级对象(发行人)资信评级存在利益冲突的盈利活动,如遇到利益冲突时,应采取必要的回避措施。 (七)评级人员不得以任何方式向评级对象(发行人)承诺级别。 (八)项目小组应按照公司《信用评级访谈纪要》的统一格式,做好访谈记录,作为工作底稿之一,整理后存档。 二、实地调查主要内容 (一)实地调查主要包括与评级对象(发行人)有关人员访谈和现场考察两个方面,必要时还应对评级对象(发行人)以外的其他人员进行调研。 (二)与评级对象(发行人)有关人员访谈包括对评级对象(发行人)管理层及生产,销售、财务,发展等部门负责人的寮地访谈,访谈内容主要是评级对象(发行人)的基本生产经营状况,市场竞争情况,企业发展规划和实际执行情况、企业组织与管理制度,营销策略,财务政策和财务核算方法,或有债务和法律诉讼情况等。 (三)现场考察主要是到评级对象(发行人)的生产场地,项目施工现场进行考察,并通过与现场有关人员的交流,进一步提高对评级对象(发行人)的感性认识,并将各访谈对象对某些问题的回答进行相互印证,如果存在明显差异应进一步调查核实。评级对象(发行人)以外的其他人员调研是根据评级工作的需要,对政府主管部门、行业协会、关联企业、及评级对象(发行人)主要债权债务人、担保人和主要客户等进行实地访谈,以进一步了解和把握评级对象(发行人)的相关信息和真实的信用状况。 (四)评级人员应对企业提供的评级资料的相关性、及时性和可靠性进行审核,以保证评级信息质量。 三、附则 本制度日制定后由评审委员会负责解释。 6 信用评级评审委员会管理制度 信用评审是保证公司评级质量的重要环节。为保证公司信用评审工作的质量,提高评审效率,落实评审责任,特制定本制度,对信用评审组织、信用评审程序、评审委员会议事方式、信用评审需提交的资料和评审责任等进行规范。 一、信用评审组织 信用评审由评审委员会负责。评审委员会由评审委员会主任、副主任和相关行业分析师组成,必要时可聘请公司外部行业专家参与项目评审工作。评审委员人数为5—1 3人。一般分析人员可以列席评审会议,并就评级项目提出问题和发表意见,但没有表决权。评审会议秘书由评审委员或列席人员担任,负责会议记录与相关材料整理、归档。 二、信用评审程序 信用评审工作严格按照以下程序进行: 项目小组在经三级审核同意后,至少提前二天将评级报告和相关工作底稿送交评审委员会委员,并提出信用等级初步意见。评审委员审阅评级报告,并形成书面审核意见或修改建议。 评审委员会主席召集评审会议,由项目组成员陈述评级结果和主要评级依据,并回答评审委员和其它列席人员的质询和问题。 如果评审委员认为项目小组评级依据充分、合理,评级报告资料翔实、分析透彻、表述得当,即可对信用等级进行表决。 如果评审委员认为项目小组评级依据不充分,或者评级报告资料欠缺、分析不够、逻辑不清,应责成项目小组在规定的时间内,按照评审委员和列席人员提出的问题和建议,进一步补充资料、修改评级报告。 评审委员会主席根据项目进展和评级报告修改情况决定是否再次召集评审会议。每一评级项目的评审会议不超过三次。会议秘书将会议记录和相关材料归档备查。 三、评审委员会议事方式 - 参加评审会议的评审委员及后备委员累计不少于5人,评审委员会按照三分之二以上通过原则决定是否进行信用级别表决及表决结果。 四、信用评审需要提供的资料 评级项目提交评审委员会讨论时,应同时提交以下评级资料: (一)工作底稿; (二)三级审核意见; (三)信用评级分析报告; (四)信用评审报告; (五)受评企业过去3—5年主要财务指标列表; 五、评审责任 信用评审工作是保证公司信用评级质量的关键,项目人员与评审委员都应本着严谨、客观、公正的态度认真做好项目评审工作。 (一)项目小组应按照《信用评级委托协议书》的时间要求,按时按质完成评级项目。如因项目小组自身原因使项目不能及时提交评审委员会,造成项目不能按时完成并导致不良后果,或者项目连续三次未能获得评审委员会通过,应追究项目经理的责任。 (二)评审委员应尽职尽责做好项目评审工作,积极发表评审意见。如因评审委员个人主观原因导致评审工作敷衍、拖延,甚至造成评审工作出现重大失误,该评审委员应承担相应责任,如撤销其评审委员资格等。 六、附则 本制度制定后由公司董事会负责解释。 7 跟踪评级制度 为保证信用评级工作的一致性和客观性,根据国家有关法律法规、信用评级主管部门的相关规定和信用评级相关国际惯例,制定公司跟踪评级制度。 一、公司跟踪评级分为定期跟踪和不定期跟踪两部分。 二、跟踪评级人员原则上为首次评级项目组人员。 三、对于公开发行债务工具,不定期跟踪评级自首次评级报告发行之日起进行。对于非公开发行债务工具及其它第三方委托主体评级,如无相应的法律法规和规定,按照与委托主体或受评企业(发行人)的约定进行跟踪评级。 四、跟踪评级人员应随时关注与评级对象(发行人)有关的行业动态和其它公开信息。一旦发现影响评级对象(发行人)信用级别的重大变化,应及时与评级对象(发行人)联系,核实相关信息,并决定是否进行评级。若评级对象(发行人)对发生的重大变化不做解释,跟踪评级人员应将情况及时上报评审委员会讨论决定处理意见。如评审委员会决议评级,则由跟踪评级人员根据公开信息进行评级。 五、跟踪评级人员应在定期跟踪评级日到期前一个月与评级对象(发行人)取得联系,落实提供跟踪评级信息事宜,并向评级对象(发行人)发出《跟踪评级通知书》及《跟踪评级需提供的资料清单》。收到评级对象(发行人)提供的资料后,跟踪评级人员应认真分析。如没有发现任何足以影响现有信用级别的情况,则由跟踪评级人员写出《跟踪评级报告》,经审定后提交给评级对象(发行人);如跟踪评级人员发现评级对象(发行人)的内外部因素发生了重大变化以至于现有信用级别需进行调整,则应及时向公司评审委员会提出书面报告与处理意见,由评审委员会决定是否调整评级对象(发行人)信用等级。如被跟踪企业拒绝配合跟踪评级业务,而跟踪人员有充分的理由相信发生了足以影响现有信用级别的重大情况,则跟踪人员有权以书面方式向评审委员会做出根据公开资料进行评级的建议;或在公开资料不足,难以形成评级意见的情况下,做出撤回评级的建议。经评审委员会审议对上述情况做出决定。 六、对于公开发行债务工具和发行人评级,不定期跟踪评级结果若发生变化,应在不定期跟踪评级分析结束后下1个工作日向评级业务主管部门报告并发布评级结果的变化;若无变化,应在不定期跟踪评级分析结束后7个工作日内向评级业务主管部门报告并发布评级结果。 七、对于公开发行债务工具的发行人跟踪评级,公司在正式出具评级报告后第6个月发布定期跟踪报告;对于一年期的短期债券公司在债券发行后第6个月发布定期跟踪报告;中长期债券应在债券发行后第12个月发布定期跟踪报告。 八、非公开发行债务工具及其它第三方委托主体评级,对于跟踪评级结果公布执行公司《信用评级结果公示制度》。 九、本制度制定后由公司评审委员会负责解释。 8 复评制度 为保证信用评级工作的一致性和客观性,根据国家有关法律法规、信用评级主管部门的相关规定和信用评级相关国际惯例,制定公司复评制度。 一、复评条件 在每一评级项目经公司评审委员会评审结束后,评级项目小组按照公司《信用评级业务流程规范》的要求,就评级结果和主要依据征求评级对象意见。如评级对象(发行人)有充分理由认为评级结果与实际情况存在较大差异,可在规定的时限内向公司提出复评申请并提供补充资料。由项目评级小组向评审委员会申请复评。复评程序的启动需满足以下条件: (一)必须由评级对象在规定时限内提交书面的复评申请; (二)复评申请必须提出足以影响评级结果的依据,并能提供相应的补充资料; (三)复评申请经公司评级总监审查后同意后受理,评审委员会根据补充资料重新评级。 二、复评程序 评级对象提交书面的复评申请后,项目评级小组可向评审委员会申请复评,由评级总监决定是否受理。如决定不予受理,应由评级部门在三个工作目内给予正式的书面回复,说明不予受理的理由。 评级对象提交的复评申请受理后,公司应在三个工作日内成立复评项目小组。 复评项目小组的人员构成可以与原评级项目小组部分重叠,但复评项目组长必须是没有参加过原评级项目组并符合评级项目小组组长任职条件的分析师。复评项目小组应就复评申请中所提异议进行资料收集与尽职调查,必要时可重新进行现场调查等工作。复评项目小组在完成资料收集、尽职调查与分析后,应按照评级流程召开评审会,进行复评评审。复评项目经公司信用评审委员会确定级别后,后续工作流程与一般评级项目相同,不因其复评性质而有例外。 三、复评次数 复评次数仅限一次。 四、附则 本制度制定后由公司评审委员会负责解释。 3.2 内部管理制度 内部管理制度 1 防火墙制度 为了保证公司评级质量,有效避免因利益冲突和其它因素影响公司的独立性、客观性和公平性,树立公司品牌形象,特制定公司防火墙制度。 一、公司信用评级业务部门与其它部门保持独立,在人员和管理方面严格与其他部门分开。 二、公司设立专门的市场部门,负责市场营销工作。信用评级业务部门和专业评估人员不从事市场营销工作,避免信用评级部门和评级专业人员因受公司或个人利益影响其独立性和公正性。 三、信用评级业务部门和专业评估人员不得从事与信用评级相关的咨询业务,避免信用评级专业人员的客观性和公正性受到影响。 四、公司与受评企业存在下列利害关系的,不得受托开展受评企业评级业务: (一)公司与受评企业或者受评债务工具发行人为同一实际控制人所控制,或者由同一股东持有公司、受评企业或者受评债务工具发行人的股份均达5%以上; (二)受评企业或者受评债务工具发行人或者其实际控制人直接或者间接持有公司出资额或者股份达到5%以上; (三)公司及其实际控制人直接或者间接持有受评经济主体、受评债务融资工具发行人出资额或者股份达到5%以上; (四)公司及其实际控制人在在开展评级业务之前六个月内及开展评级业务期间买卖受评经济主体或者受评债务融资工具发行人发行的证券等产品; (五)其他有违公司评级独立性、保护投资者或维护社会公共利益的情形。 五、本制度于二0一三年三月一日制定,于二0二0年一月十二日根据《信用评级业管理暂行办法》修订,由公司评审委员会负责解释。 二0二0年一月十二日 2 回避制度 为了保证评级结果的独立、客观、公正,特制定本回避制度,对信用评级业务人员和信用评审涉及的回避事项进行规范。 一、公司应避免评级业务部门的人员,业务,档案等方面与其它部门交叉。 二、信用评审委员会和信用评级业务人员在开展评级业务期间有下列情形之一的,应当向公司声时并回避。 (一)本人、直系亲属持有受评经济主体或者受评债务融资工具发行人的出资额或者股份达到5%以上,或者是受评经济主体、受评债务融资工具发行人的实际控制人; (二)本人、直系亲属担任受评经济主体或者受评债务融资工具发行人的董事、监事或者高级管理人员; (三)本人、直系亲属担任受评经济主体或者受评债务融资工具发行人聘任的会计师事务所、律师事务所、财务顾问等服务机构的负责人或者项目签字人; (四)本人、直系亲属持有债务融资工具或者受评经济主体发行的证券金额超过50万元,或者与受评经济主体、受评债务融资工具发行人发生累计超过50万元的交易; (五)本人,直系亲属与评级对象(发行人)的负责人和主管人员,董事或委托事项的当事人有近亲关系. (六)信用评级行业主管部门和业务管理部门认定的足以影响独立、客观、公正原则的其他情形。 三、回避人员包括本人,家庭成员及有利益关联的员工。 四、本制度于二0一三年三月一日制定,于二0二0年一月十二日根据《信用评级业管理暂行办法》修订,由公司评审委员会负责解释。 二0二0年一月十二日 3 业务信息保密制度 为维护公司市场形象,保守评级对象(发行人)商业秘密,特制定本制度,对信用评级保密范围、保密程序和处罚办法进行规定。 一、专业评估人员对于所了解的评级对象(发行人)的专利、专有技术及双方事先约定的保密事项应当严格保守秘密,除得到评级对象(发行人)的书面允许外,不得提供或泄露给第三者,也不能将其用于私人目的。 二、专业评估人员和公司其它人员对于在开展评级业务活动中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私,应当依法履行保密义务。 三、评级分析报告中应尽量避免涉及评级对象(发行人)的保密资料,若分析报告中涉及评级对象(发行人)不公开的信息,该分析报告仅能提供给评级对象(发行人),未经评级对象(发行人)同意,不得提供给任何第三方。 四、公司对外公示的企业信息应建立严格的报批制度,由信用评级业务负责人对公示信息是否属于评级对象(发行八)的保密资料进行最终审核。 五、对于违反公司保密制度的员工,视情节严重程度,分别给予警告、罚款,甚至开除等处罚。 六、本制度于二0一三年三月一日制定,本制度由公司评审委员会负责解释。 二0一三年三月一日 4 违约率检验制度 为了加强对公司信用评级结果的检验,建立和完善公司评级标准和评级操作体系,保证公司信用评级质量,制定本制度。 一、由专门人员将每一初评和跟踪复评企业,债务工具的相关资料输入企业数据库,步积累并适时更新公司评级数据。 二、公司业务部门和研发部门需指定专业对所评级企业的历事违约数据进行定期和不定期研究,步积累和充实企业违约数据库。 三、由专门人员将所有债务工具发行人按照相同的隐含高级无担保债务等级进行分组,跟踪各组的变化,确定考察期内的累积违约概率。 四、公司业务部门和研发部门需指定专人对债务工具发行人的违约情况及违约发生或破产清算日期至最后利息支付日期的债务偿还情况进行跟踪,统计每一债务工具发行人违约回收率。 五、公司业务部门和研发部门需指定专人定期将债务工具发行人期初的等级状况与期未的等级状况进行比较,建立和完善信用等级转移矩阵,考虑所有信用等级在不同时时跨度的等级转移。 六、在违约数据累到一定程度的情况下,公司按年度或定期地发布公司对债务工具发行人违约率及回收率,评级绩效和稳定性的研究成果,为资本市场投资者提供债务工具信用风险的有用信息,巩固和提高公司评级技术的领先优势。 七、本制度于二0一三年三月一日制定,由公司评审委员会负责解释。 二0一三年三月一日 5 信用评级结果公示制度 为及时、客观地向投资者提供受评对象信用风险信息,充分发挥信用评级对于资本市场信用风险揭示和预警方面的作用,提高公司信用评级结果的公信力和权威性,根据国家有关法律法规、信用评级主管部门的相关规定和信用评级相关国际惯例,制定本制度。 一、对于公开发行债务工具的信用评级,依据国家有关法律法规的规定和信用评级业务主管部门的规定向社会公布;对于非公开发行债务工具及其它由第三方委托进行的信用评级,如无相应的法律法规和规定,按照委托主体与受评企业(发行人)的约定,发布评级结果。对于主动评级,信用评级结果的发布方式以有利于信用信息的及时传播为原则; 二、评级结果公布时间为公司信用评审委员会确定最终信用等级5个工作日内,信用评级业务主管部门另有规定的,从其规定。 三、公开发行债务工具的评级结果公布期应不少于债务工具的还本期限或贷款期限,非公开发行债务工具及其它由第三方委托进行的信用评级的评级结果公布期不少于评级结果有效期。 四、评级结果公布内容包括受评企业(发行人)名称、债务工具发行规模、债务期限、利率、信用等级及有效期、简要描述.主要评级支持数据、评级小组成员及联系方式等。 五、评级结果公布渠道包括公司网站和信用评级业务主管部门指定的公共媒体。 六、除了将评级结果向社会公布之外,公司还应根据信用评级业务主管部门的相关规定按时将评级结果向信用评级业务主管部门报告。 七、跟踪评级结果的发布适用本制度相关规定。 八、本制度于二0一三年三月一日制定,本制度由公司评审委员会负责解释。 二0一三年三月一日 6 评级报告质量控制制度 为了加强公司评级业务流程的管理,提高评级报告质量,防范业务风险,特制定公司评级报告质量控制制度。 一、公司评级报告质量控制分为内部质量控制和外部质量控制。内部质量控制是指公司信用评级部门进行的质量控制,外部质量控制是指公司内部独立于信用评级部门的外部人员进行的质量控制。 二、公司评级报告质量控制系统涵盖评级业务的全部流程,信用评级部门和评级人员应严格执行公司各项评级业务制度和内控制度。 三、公司评级业务开展的基本程序包括评估准备、实地调研、初评和初审、部门负责人再审、评级总监三审、信用评审会评审、评级结果反馈与复评、级别公告、文件存档和跟踪评级等十个阶段。 四、公司评级报告审核严格执行项目负责人、部门负责人和评级总监三级审核制度。 五、公司建立严格的防火墙制度,业务部门之间应避免评级业务部门的人员、业务、档案等方面相互交叉。 六、评级人员进行信用评级时应按照公司《信用评级业务回避制度》的要求,主动回避存在利益冲突的评级客户。回避人员包括本人、家庭成员及有利益关联的员工。 七、公司严格禁止市场人员在业务接洽和商务谈判中,承诺给予受评企业高信用等级。 八、公司严格禁止管理人员、市场人员以任何手段和方法对项目组或评审委员会成员施加影响,帮助受评企业获得高信用等级。 九、公司严格禁止项目负责人、项目组成员及评审委员会成员,在尽职调查或其他与企业接触的过程中,承诺给予高信用等级;或者在公司评审委员会确定信用等级之前,对受评企业可能获得的信用等级给出趋向性意见。 十、评级外部质量控制由独立于信用评级部门的人员,对内部控制和质量系统的运行进行监督。 十一、外部质量控制人员对评级质量的控制包括独立进行定期和不定期的质量检查。 (一)定期质量检查。每月末进行一次定期检查,检查内容包括本月所有已完成项目的实地调研记录、评级报告质量、工作底稿的完整、评审流程的合规、评审委员会记录、归档资料的程序、各项制度的执行等。 (二)不定期质量检查。外部质量控制人员可以依据所掌握的情况以及应主管部门或公司的要求进行不定期检查,或针对某个项目进行单独检查。检查内容与上述定期检查内容一致。 十二、外部质量控制人员检查后发表的合规整改意见相关部门必须进行落实,对整改落实情况外部质量控制人员应发表意见。 十三、本制度于二0一三年三月一日制定,本制度由公司评审委员会负责解释。 二0一三年三月一日 7 评级信息管理制度 一、 总则 (一)为加强公司评级信息的使用和管理,确保评级信息质量可靠、安全保密及备份措施得当,使评级信息更好地服务于评级,特制定本管理制度。 (二)本制度所称评级信息是指信用评级所需要的信息包括评级对象(发行人)的内部信息和外部信息两大类。内部信息包括财务及非财务信息、评级对象(发行人)的未来发展信息、评级对象(发行人)管理部门和股东的信息等;外部信息包括宏观经济环境、产业(或行业)发展趋势、技术环境、政策和监管措施等来自评级对象(发行人)外部、由评级机构独立收集的信息。 二、管理机构和职责 公司评级信息的归口管理部门为信用评级部、信息科技部和行政管理部。 (一)信用评级部负责评级信息的采集、整理和质量审核。 (二)信息科技部负责数据库数据的有效性、完整性、可关联一致性,数据库的运行维护和安全管理,评级信息应用系统开发,以及数据库备份恢复机制的建立。 (三)行政管理部负责评级信息的归档和信用评级业务档案的管理。 三、评级信息的来源 公司评级信息来源于评级对象(发行人),以及与评级对象(发行人)存在业务、管理、监督等关系的相关部门。这些相关部门包括银行类金融机构、非银行类金融机构、政府部门、司法部门、国际合作组织、其他社会征信机构等。 (一)评级对象(发行人),包括各类债务工具发行人和第三方委托主体。 (二)银行类金融机构:政策性银行、国有商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、农村商业银行、城市合作信用社、农村信用社、外资银行、邮政储蓄银行等。 (三)非银行类金融机构:资产管理公司、证券公司、保险公司、信托投资公司、财务公司、金融租赁公司等。 (四)政府部门:工商、税务、统计、信息产业、海关、技术监督、劳动人事等国家行政机关和具有行政管理职能的单位。 (五)司法部门:公安、检察和法院。 (六)国际合作组织:亚洲开发银行、国际清算银行等国际公认的权威组织。 (七)社会征信机构:依法批准成立,征集企业信息,向社会提供信息服务的法人单位及其他组织。 四、评级信息质量保障 (一)公司专业评估人员在收集评级信息时要评估评级信息的相关性、及时性和可靠性。相关性是指要收集与评级对象及发行人有关的信息,这些信息可以直接或间接反映评级对象的信用状况;及时性是指要及时了解影响评级对象及发行人信用状况的一些重大变动和最新信息;可靠性是指要区分可靠的信息和不太可靠的信息,保证信息的真实性和可验证性,考虑不太可靠的信息在计量上的不确定性及其对评级结果的影响。 (二)公司建立严格的评级信息质量审核机制,对来源于评级对象(发行人)的内部信息和自行收集的外部信息进行审慎分析。专业评估人员应对收集到的评级信息进行严格审核,这一审核应贯穿于信用评级报告的三级审核过程之中。 (三)公司建立严格的评级信息质量责任机制,项目负责人对于来自于受评对象(发行人)的评级信息质量负责,外部信息采集人对外部信息的质量负责,信用评级报告审核人对评级信息质量进行监督和把关。公司将对因评级信息质量导致信用评级报告质量问题进行追究,并视情节轻重对责任人采取惩罚措施。 五、评级信息保存与备份 (一)电子类评级信息保存与备份工作由信息科技部负责,数据资料在服务器上进行每月备份。 (二)书面评级信息的保存由行政管理部按照公司《业务档案管理制度》进行。 (三)信息科技部与行政管理部应当永久保存评级业务的数据资料。 六、评级信息的使用 (一)书面评级信息的使用按照公司《业务档案管理制度》执行。 (二)电子类评级信息由信息科技部根据公司员工的岗位需求设置数据使用权限进行管理。 (三)公司员工应当妥善管理自己的权限与密码。公司将对权限泄漏情况进行追究,并视情节轻重对责任人采取惩罚措施。 七、评级信息保密 (一)公司评级信息保密严格按照《业务信息保密制度》执行,对评级对象(发行人)的商业秘密、涉及人员的隐私和协定的不可公开信息保密,但有关法律法规要求披露的除外。 (二)公司员工对获取的数据具有保密义务,未经公司领导书面许可,不得对无权获取数据的机构与个人泄漏相关数据资料。公司将对泄漏数据情况进行追究,并视情节轻重对责任人采取惩罚措施。 八、附则 本制度于二0一三年三月一日制定,本制度由公司董事会负责解释。 8 数据库管理制度 为了加强公司数据库的管理,保障公司数据库的正常运行,维护信息资源的安全,特制定公司数据库管理制度。 一、公司数据库包括公司自行采集、积累及分析的数据、业务管理数据等内容。数据内容包括宏观数据、行业数据、地区数据、项目数据、公开信息资料以及其他数据。 二、公司数据库统一管理平台为综合信息系统。数据管理包括数据的收集、录入、审核、维护、研究、备份和保存。 三、公司数据库管理由信息科技部、信用评级部进行。 (一)信息科技部负责数据库数据的有效性、完整性、可关联一致性,数据库运行维护和安全管理,数据挖掘和应用系统开发,以及数据库备份恢复机制的建立。 (二)信用评级部数据管理人员负责数据的收集、整理和审核工作;专业评估人员负责所做项目和所研究对象的数据收集、录入,并保证所录数据的完整性和准确性。 四、公司各层级数据管理人员有义务维护数据库的安全和正常运行。 五、公司对数据库管理和使用设置权限,各层级数据管理人员需根据公司规定的职责和操作规程进行操作,不得擅自越权。如需要进行权限范围之外的数据操作,应报请主管领导并经分管副总同意批准方可进行。 六、公司计算机安全管理执行《计算机安全和管理制度》,确保数据库安全运行。 七、公司各部门和员工对获取的数据具有保密义务,未经公司允许,不得将相关数据资料泄漏给外部机构或个人,并且不得以任何形式对数据资料进行传播。公司将对数据泄漏情况进行追究,并视情节轻重对责任人采取处罚措施。 八、公司各部门和员工使用数据库数据的过程中,若发现技术故障、数据错误或其他问题,应及时进行反馈和建议,以确保数据库的运行,并进一步完善数据库。 九、公司数据库数据保存期限分永久、长期(5年以上)、短期(5年以下)三种。根据各个业务部门提交的数据内容、来源、时间、可靠程度、名称、密级等方面鉴别数据的价值,与各个业务部门确定各类数据的保管期限和保存方式。对于评级业务的数据资料应当永久保存。 十、当公司终止信用评级业务时,应按信用评级业务主管部门的要求对与业务相关的数据资料进行处理,同时公司和员工仍应对评级对象的数据资料负有保密义务。 十一、本制度于二0一三年三月一日制定,本制度由公司董事会负责解释。 二0一三年三月一日 9 业务档案管理制度 一、总则 (一)为加强公司信用评级业务档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制定本规定。 (二)本规定所称档案,是指过去和现在公司对企业和债务工具进行信用评级所形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、资料、电脑盘片、声像、胶卷、证件等不同形式的记录与材料。 (三)根据公司加强档案管理之精神,各业务部门根据业务的开展时间所形成的文件材料阶段性的及时上报到行政管理部,并由行政管理部统一编号、负责立卷与归档保存。公司档案工作,实行集中管理体制。由行政管理部负责除人力资源部和计划财务部以外的所有档案的建立、保管与管理,并对各个业务部门所产生的业务档案管理工作进行收集。行政管理部设立专门档案柜,配备专职行政人员管理公司档案,建立档案的保密等级、查询检索、浏览阅读、分级查阅与借阅等制度,确保档案的安全与完整性。 公司将逐步完善档案管理制度,确保档案安全和方便查询,在应用过程中不断完善与提高,逐步实现档案管理现代化。 (四)公司及各业务部门指定档案管理兼职对口人员,负责本部门档案收集、.整理和上报。公司所有人员有保护公司档案的责任和义务。 二、公司归档范围和时间 (一)需要进行归档的文件包括: 1.业务部门项目开展及客户资料方面的文件: 评级项目:包括评级委托书、工作底稿、初评报告、评级报告、评级报告评审会议记录、级别反馈记录、跟踪评级资料、跟踪评级报告等;评级对象或评级委托方提供的资料原件及复印件;评级对象相关电子文档(报告文档、财务报表等)。 研究成果资料:包括各类项目建议书、各类评级领域研究成果、评级方法论、信用管理模型、行业研究报告等。 2.研发、成果、核心技术等方面的文件:包括方案、设计、流程、研究成果等有价值性文档; “ 3.媒体信息、公开资料搜集方面的文件; 4.照片档案:新闻、科技、艺术照片,由原版、翻版照片、照片、文字说明构等; 5.录像档案:公司宣传、广告、活动、重大会议及文字说明等; 6.其他具有保留价值的文件。 (二)公司各部门必须指定专人(部门档案负责人)负责本部门的归档文件材料的收集和整理,并定期交由公司行政管理部集中管理。任何人不得拒绝归档,或将档案私藏、隐匿、据为已有。 (三)档案归档的具体时间为: 1.所有给公司领导的请示报告应统一上报到行政秘书,在领导批阅笺下发之日内,由行政秘书交由档案管理专员进行分发与存档;上报批阅笺与报告内容文档作为原始资料存档,档案管理专员将上报批阅笺的复印件交上报人。 2.公司以及各部门会议及客户访谈等重要情况要有会议纪要,在会议结束后的三个工作日内,由部门档案负责人提交综合管理部进行存档。 3.信用报告、评级报告、调查咨询报告、项目建议书、项目研究成果等其它研究成果及业务相关资料,应在项目完成1周内,由部门档案负责人向综合管理部提交纸面和电子文档。 4.盖有公司公章的合同,应在合同正式生效之日前,由部门档案负责人提交综合管理部存档。 5.研究成果资料,以一个月为单位统一上报。在月初的五号之前,由各部门的档案负责人提交综合管理部进行存档。 6.图片、录音、录像及其他具有保留价值的文档,以一个月为单位统一上报。在月初的五号之前,由各部门的档案负责人提交综合管理部进行存档。 (四)各部门的档案负责人,应及时、有效地完成上述关于部门档案的收集、整理与提交工作。各部门经理有权对本部门的档案管理负责人的工作进行监督。 三、档案的管理 (一)档案分类将根据具体档案内容、部门组织、业务项目、来源、时间、题目字母顺序等因素,按照部门、大类、小类三级分类。先以部门进行区分,之后再依档案性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。 (二)目前公司对文档的保密级别分为四级:绝密、机密、保密、一般四类。 (三)档案管理编码 档案编码将依照档案的提供部门、具体类别、归档年限、填写的保密等级及资料具体情况给予系统编号。 (四)案卷排列 立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,并复印备份。 (五)由档案管理专员对所有公司档案系统排列,与各个业务部门确认保管期限与查阅保密等级,编制档案目录卡片,按次序排列和存放;对遗缺不全的档案,档案管理专员应采取不同措施,积极收集齐全,并且及时催办完毕的文件资料的上交回收;档案管理专员要保证原始档案、资料的齐全完整,必须保证密级档案的安全。 (六)档案管理专员应定期对案卷进行整理,使之厚度适宜,控制在公司提供的文档装订材料厚度之间;对于字迹难辨认的原始资料,应当附抄件;对每一案卷,书写字迹工整之标题。 (七)行政管理部每年对所有存档档案进行一次清理,及时清除销毁超保密期限和有效保管期限的文档,对破损和褪色的材料进行修补和复制。 (八)档案的保管 1.由档案管理专员负责防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全; 2.业务档案应当保存到评级合同期满后5年,或者评级对象存续期满后5年。业务档案的保存期限不少于10年。 3.公司设立专门区域或专用文件柜保存公司所有档案,做好档案的防水渍、防潮、防虫蛀等工作。 (九)档案的鉴定 公司档案保管期限分永久、长期(5年以上)、短期(5年以下)三种。 1、根据各个业务部门提交的档案内容、来源、时间、可靠程度、名称、密级等方面鉴判档案的价值,与各个业务部门确定各类档案的保管期限。 2.研究成果资料和咨询报告分别以文档和电子文件形式存档,文档保存2份。 (十)档案的销毁 对到期已失效的档案办理销毁手续,根据文档性质,经董事会或总经理或各个业务部总经理批准,方能销毁,销毁时要有二人以上监销,并在销毁册上签字;任何部门或个人非经允许无权销毁公司档案材料。 (十一)公司、各部门及档案管理的各部门负责人应采取严密管理措施,防止档案失密或泄密。 (十二)档案管理部门主动向各部门及员工提供公司档案名称等信息服务。 (十三)档案管理专员应接受公司综合管理部门及公司总经理的定期咨询检查。 (十四)综合管理部及档案管理专员依据公司档案统计要求,做好公司档案统计工作。 (十五)档案管理专员在进行原始资料档案管理,做出档案的检索系统的同时,进行电子文档管理。 四、档案的利用方式 (一)公司内部档案利用方式主要有:①提供档案原件;②提供档案复印件;③提供档案索引资料。 (二)档案的借阅 1.凡需使用档案者,均需填写文件调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅; 2.案卷一般仅供在档案保管区域内阅看,未立卷的文件、资料不可外借与阅看。原则上调阅者不允许摘抄所借阅文档内容,因工作需要摘抄须部门总经理同意。 3.外借档案须办理登记手续,并经各级领导签批后方能外借手续 4.借阅期限不得超过1天,到期归还;如需再借,应办理续借手续; 5.借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性;保持整洁,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如泄密而给公司带来损失,将依据相关法律法规处理;借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告综合管理部经理。 (三)档案的借阅程序各部门因业务需要借阅档案,需经如下程序办理: 1.公司总经理、副总经理借阅档案资料可经档案管理专员直接提取; 2.部门经理借阅非密级档案资料可经档案管理专员直接提取,借阅密级档案资料须经分管副总经理批准后提取; 3.分管副总经理批准后提取,并在档案室查看,阅后归还; 4.所有借阅记录由档案管理专员负责登记并保存。 五、终止信用评级业务时档案的处理 当终止信用评级业务时,公司可选择以下任何一种或多种方式对业务档案进行处理: (一)将业务档案提交上级主管部门,同时移交相应的使用权利与保密责任; (二)将业务档案移交存续公司或转交子公司,同时移交相应的使用权利与保密责任; (三)将公司收集并具有自主使用权的数据资料公开出售。 六、违规处理 (一)行政管理部还将建立档案工作的责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、私藏、隐匿、抽换、伪造、盗窃和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。 (二)有下列行为之一,据情节轻重,给予5 O一2 OO元罚款处理,若构成犯罪则依法追究其刑事责任: 1.无故延迟或者不按规定归档、报送者; 2.未按规定程序借阅、外带或者越级查阅者(档案管理者同罚); 3.档案管理负责人玩忽职守,造成档案损失者; 4.丢弃、隐匿、涂改、伪造和偷盗档案者; 5.擅自向外界提供、摘抄公司档案及复印件者; 6.毁损、丢失或擅自销毁公司档案者。 六、附则 本制度于二0一三年三月一日制定,本制度由公司综合管理部负责解释。 二0一三年三月一日